EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

ESTUDIANTE: LIC. ROSARIO A. DEL PILAR PALZA PACCI  CÓDIGO: 2010037619

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

PREÁMBULO INFORMATIVO:

Siendo que, el expediente constituye el mecanismo tradicionalmente más empleado para ejecutar procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos y algunos privados, indicaremos en sentido histórico que, cada expediente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él, asimismo el trasiego de los documentos en papel que forman el expediente, entre las personas, entre oficinas y entre diferentes organismos, resulta de una ejecución ineficiente, con una gran cantidad de riesgos asociados.

Entre los principales destacan el extravío, la pérdida de confidencialidad, la sustracción de fojas, el deterioro de los papeles, el acceso no autorizado a los documentos, adicionalmente, existen costos relevantes asociados al manejo de estos documentos en papel, tanto en la impresión, como en el traslado y el almacenamiento y preservación de los mismos.

Por estos motivos, hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a implantar el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de éstos tipos de documentos, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar de en papel.

DEFINICIONES Y ALCANCES:

v EXPEDIENTE :  Es un documento que integra la suma de todos aquellos documentos que requiere  la gestión solicitada por una persona física o legal.

Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad.

v EXPEDIENTE ELECTRÓNICO:  Se trata de un expediente contenido en un soporte digital.  Es la serie ordenada de documentos públicos o privados registrados por vía informática, tendientes a la formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO:

·        RAPIDEZ:  Facilita de sobremanera  el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos (sean oficinas, organismos u organismos diferentes), que pueden estar ubicadas en lugares distantes; siendo que, el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema.

·        DESCENTRALIZACIÓN: El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al usuario.

·        VALIDEZ LEGAL:   El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.

·        TRANSPARENCIA:   El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información es actualizada cada vez que el expediente se mueve en la organización, pudiendo estar a disposición del interesado las 24 horas del día, a través de Internet.

·        INTEROPERABILIDAD E INTERCAMBIO DE EXPEDIENTES: Los expedientes 100% electrónicos pueden ser interoperados entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de extravío de documentos durante su transferencia.

·        DEL PAPEL AL DIGITAL:  El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites disponibles.

·        RÁPIDA LOCALIZACIÓN Y  FÁCIL ALMACENAMIENTO:  El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado, que pueda ser accedido por todos los usuarios autorizados y que cuente con un mecanismo de respaldo que asegure su contingencia.

·        HETROGENEIDAD DOCUMENTAL:  Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez. El expediente funciona como un contenedor único de todos los elementos relevantes para el pronunciamiento administrativo. Una solución de primer nivel de expedientes electrónicos como INTEGRADOC, permitirá a los propios funcionarios definir los tipos de expedientes disponibles y los datos asociados a los mismos.

·        COPIAS FIELES:  Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original. En el caso del expediente que se inicia a través de formularios o cartas en formato papel las copias que de ellos se generen deberán atravesar un nuevo proceso administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos y engorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el flujo documental no son necesarias.

·        SEGURO:  El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión en papel a modo de respaldo, sino que se enmarca en las políticas de respaldo de bases de datos disponibles en la organización. No existe deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno en papel.

·        FIRMA ELECTRÓNICA:  En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que:  Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”)  .Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas.  En caso de interceptación no autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.

VENTAJAS ASOCIADAS AL USO DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS:

·        Es claro que el expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores), cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a sus documentos.

·        El expediente electrónico respecto al proceso documental puede ser utilizado por los propios organismos y empresas para identificar fallas, “cuellos de botellas” donde se entorpece el funcionamiento, etapas innecesarias o pasibles de ser simplificadas. Contar con información actualizada y completa propicia la generación de conocimiento sobre cómo mejorar la administración en procura de mayor eficiencia y rentabilidad.

·        La generación de datos aporta un pleno conocimiento de la gestión pudiéndose elaborar estadísticas sobre, por ejemplo, la cantidad de expedientes que se iniciaron en torno a un mismo tema, o cuántos corresponden a determinada oficina, se puede también cuantificar los tiempos totales o parciales que insume cada trámite, o elaborar índices de eficiencia a partir de indicadores cuantificables.

·        En lo que respecta a los funcionarios y empleados, el expediente electrónico constituye un facilitador de las tareas, porque las simplifica y pone a su disposición de forma inmediata toda la información que necesita para tomar decisiones y realizar su actuación. Y si requiere acceder a otros expedientes (por que sean similares, para evaluar antecedentes, etc.), podrá hacerlo rápidamente al tenerlos centralizados, completamente disponibles y con herramientas de búsqueda eficientes.

·        Con la implantación del expediente electrónico se reducen considerablemente los costos de papelería e impresión, los tiempos de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y deterioro de documentos, el costo de los traslados de papeles de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de tramitación.

BENEFICIOS AMPLIOS:

·        Eficiencia y Productividad al buscar expedientes.

·        Reducción de costos de impresión.

·        Reducción de costos y riesgos de perder documentos.

·        Traslado de expedientes y manejo de versiones.

COMENTARIOS:

·        El expediente electrónico , permitirá consolidar la seguridad, rapidez y economía de forma eficiente para la adecuada organización.

·        El expediente electrónico provee varias ventajas frente al soporte papel. Algunas de ellas se deducen directamente del reemplazo del papel, mientras que otras derivan de la tramitación electrónica de la documentación en las organizaciones públicas.

·        La documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por si, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original transmitido.